Segurança de dados para cartórios

CARTÓRIOS
CONHEÇA AS NOVAS REGRAS DE SEGURANÇA DE DADOS EM CARTÓRIOS

Os cartórios lidam diariamente com um grande volume de informações e dados sigilosos de seus clientes. Por esse motivo, a segurança de dados é um ponto estratégico na gestão dos cartórios.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) publicou novas regras para que os cartórios atualizem sua política de tratamento de dados. Para conhecer as principais mudanças indicadas pelo CNJ, continue acompanhando este artigo. Traremos os principais pontos sobre o tema. Acesse!

Padrões mínimos de segurança
O novo regramento instituído pelo provimento CNJ nº 74, de 31 de julho de 2018 apresenta aos cartórios as diretrizes mínimas de tecnologia necessárias para garantir a segurança, integridade e disponibilidade de dados no serviço registral.

Esse provimento se originou das inspeções realizadas nos cartórios nos anos de 2016 a 2018, que identificou riscos na forma atual de tratamento dos dados. Em primeiro lugar, cumpre registrar que os parâmetros indicados pelo provimento são os requisitos mínimos.

Sendo assim, os cartórios podem e devem investir em mais equipamentos e software para melhorar a gestão dos seus dados, se assim desejarem. Veja os principais itens a considerar nesta norma a seguir.

Políticas de gestão de riscos
O CNJ previu que a segurança de dados deve ser administrada pelos cartórios para prevenir riscos de perda, interceptação ou inacessibilidade de dados. Isso deve ser implementado por meio de políticas que visem a continuidade do serviço do cartório, a segurança da informação e a gestão da tecnologia da informação.

Isso significa que esses assuntos devem ter procedimentos claros dentro da rotina administrativa dos cartórios. Assim, o cartório deve desenvolver um plano de ação, tanto para colocar em prática os requisitos mínimos exigidos pelo CNJ quanto para lidar com intercorrências que surjam durante o trabalho.

Um bom guia para a implementação dessas políticas pode ser encontrado na norma ABNT NBR ISO/IEC 27002.

Transparência
O registro da confecção e modificação de atos deve prezar pela transparência. As alterações devem ser registradas com trilha de auditoria, que permita a identificação do responsável pela nova versão, além de data e hora da realização do ato.

O CNJ também prevê que a autenticação das identidades deve ser feita por mecanismos seguros como biometria ou certificação digital.

Backup local e em Nuvem
Os cartórios devem contar com o armazenamento duplicado de seus dados, para viabilizar a recuperação dos arquivos em caso de problemas com a estrutura principal. As formas e intervalos de tempo para a realização de backup estão descritas no artigo 3º do provimento, podendo variar de acordo com o meio de armazenagem e tipo de cartório, treinar funcionários para restabelecer os os serviços após um erro ou uma queda de energia.

Os livros e atos eletrônicos devem ser praticados de forma a garantir sua integridade. Uma boa forma de preencher esse requisito é realizar o backup baseando-se em imagens dos atos, em servidores próprios ou plataformas digitais de gestão documental.

As inovações do provimento CNJ nº 74/2018 buscam alinhar os cartórios com as novas tecnologias e aumentar a segurança de dados. Os cartórios que adotam as medidas preventivas garantem a continuidade e confiabilidade de seus serviços, além de preservar as informações recebidas de seus clientes.

É fundamental investir na implementação das políticas indicadas pelo conselho para se manter no caminho para o progresso dos serviços notariais.

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